Klauzula informacyjna RODO

Dla rodziców i opiekunów dzieci uczestniczących w zajęciach

Organizator

Fundacja Aqua Edukacja

Wersja

1.0 | obowiązuje od 1 września 2026 r.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Fundacja Aqua Edukacja, Wielka Łąka 109, 87-410 Wielka Łąka, KRS 0001157224, NIP 5030091955, REGON 541037300. Kontakt w sprawach danych osobowych: biuro@aquaedukacja.pl, tel. 577 055 255.

2. Czyje i jakie dane przetwarzamy

dane dziecka: imię i nazwisko, data urodzenia lub wiek, poziom pływacki, grupa, obecności i informacje organizacyjne;

dane opiekunów i osób upoważnionych: imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, relacja do dziecka oraz zakres upoważnienia;

informacje bezpieczeństwa i dane dotyczące zdrowia wyłącznie w zakresie potrzebnym do bezpiecznego prowadzenia zajęć;

dane rozliczeniowe, historia płatności i korespondencja;

zdjęcia, filmy i głos - tylko w zakresie objętym odrębną, dobrowolną zgodą;

dane dotyczące incydentów, jeżeli jest to konieczne dla ochrony dziecka, wyjaśnienia zdarzenia lub wykonania obowiązku prawnego.

3. Cele i podstawy prawne

Cel

Podstawa

Zakres

Zapisy, dobór grupy, realizacja zajęć i kontakt

art. 6 ust. 1 lit. b RODO

dane dziecka i opiekuna niezbędne do wykonania usługi

Rozliczenia i dokumentacja księgowa

art. 6 ust. 1 lit. c RODO

dane płatnika, płatności i dokumenty wymagane prawem

Bezpieczeństwo, obrona roszczeń i organizacja

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

kontakt, obecności, upoważnienia, zdarzenia

Dane dotyczące zdrowia

art. 9 ust. 2 lit. a RODO; w nagłym zagrożeniu także art. 9 ust. 2 lit. c

tylko dane konieczne dla bezpieczeństwa i dostosowania zajęć

Wizerunek i głos

art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 81 ustawy o prawie autorskim

wyłącznie zakres wskazany w odrębnej zgodzie

Ochrona małoletnich i interwencje

art. 6 ust. 1 lit. c, d lub f RODO; właściwa podstawa z art. 9 ust. 2 RODO

dane potrzebne do ochrony dziecka i wykonania obowiązków prawnych

4. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane wyłącznie w niezbędnym zakresie:

podmiotom zapewniającym pocztę, Microsoft 365, hosting, obsługę strony, księgowość i inne usługi techniczne na podstawie umów;

bankowi, ubezpieczycielowi i doradcom prawnym, gdy jest to potrzebne;

pływalni i jej personelowi tylko wtedy, gdy jest to konieczne dla bezpieczeństwa lub organizacji wejścia;

ratownikom medycznym, lekarzom, Policji, prokuraturze, sądowi opiekuńczemu i innym organom, gdy wymagają tego przepisy albo ochrona życia, zdrowia lub dobra dziecka.

5. Przekazywanie danych poza EOG

Dostawcy usług informatycznych mogą korzystać z infrastruktury poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku administrator korzysta z mechanizmów przewidzianych w RODO, w szczególności decyzji stwierdzających odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych.

6. Okres przechowywania

dane związane z uczestnictwem, rozliczeniami i umową - przez czas realizacji zajęć, a następnie przez okres wymagany przepisami rachunkowymi i podatkowymi oraz do upływu właściwych terminów roszczeń;

bieżące informacje dotyczące zdrowia - do 30 dni po zakończeniu udziału w sezonie, chyba że są częścią dokumentacji zdarzenia lub istnieje inna konieczna podstawa dalszego przechowywania;

dane o incydentach - przez czas potrzebny do ochrony dziecka, zakończenia postępowań i zabezpieczenia roszczeń, z indywidualną oceną okresu;

wizerunek i głos - do wycofania zgody, utraty celu albo maksymalnie przez 5 lat od zakończenia sezonu, zależnie od tego, co nastąpi wcześniej;

dane osoby nieprzyjętej - co do zasady do 3 miesięcy od zamknięcia zapisów, chyba że zgodzi się na listę rezerwową.

7. Prawa osób

dostęp do danych i otrzymanie ich kopii; sprostowanie; usunięcie; ograniczenie przetwarzania; przenoszenie danych - gdy ma zastosowanie;

sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;

wycofanie zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania;

skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wnioski można składać na biuro@aquaedukacja.pl. Przed realizacją wniosku Fundacja może poprosić o potwierdzenie tożsamości lub uprawnienia do działania w imieniu dziecka.

8. Dobrowolność i konsekwencje niepodania danych

Dane niezbędne do zapisu, kontaktu, rozliczeń, odbioru i bezpieczeństwa są warunkiem udziału. Dane dotyczące zdrowia podaje się tylko wtedy, gdy są istotne dla bezpieczeństwa; brak informacji koniecznej do bezpiecznej organizacji może uniemożliwić udział. Zgody marketingowe i wizerunkowe są dobrowolne i nie wpływają na przyjęcie dziecka.

9. Zautomatyzowane decyzje

Fundacja nie podejmuje wobec uczestników decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany i nie prowadzi profilowania w rozumieniu RODO.

Podstawy prawne i źródła

Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO): https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj?locale=pl

UODO - wskazówki dotyczące wizerunku dzieci: https://uodo.gov.pl/pl/138/3720

Ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych - tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 24: https://eli.gov.pl/eli/DU/2025/24/ogl